Donald E. Knuth (ja, der Knuth) ist seiner persönlichen E-Mail-Hölle am 1. Januar 1990 entkommen. Seitdem benutzt er keine E-Mail mehr. Dem 1992 emeritierten Gelehrten mag diese Abstinenz noch möglich gewesen sein. Heute sind die meisten Nutzer zur E-Mail gezwungen.
Büroarbeitsplätze sind in vielen Branchen flächendeckend mit Mail ausgestattet. Angestellte kommunizieren via Mail mit Kunden, Lieferanten und Dienstleistern. Weil sie es müssen. Eine Mailadresse ist wie eine Aufforderung an die ganze Welt, Mail zu schicken. Und die Welt zögert nicht, es zu tun. Selbst die interne Kommunikation läuft häufig per Mail. Oder läuft nicht, weil Mails einfach nicht gelesen werden.
Die jüngste Generation verweigert sich bereits dem kollektiven Druck und weicht auf eine flexible Kombination von Instant Messaging und SMS aus. Auch ein Grund für die Attraktivität und das Potential von Twitter.
Just ask a group of teen Internet entrepreneurs, who readily admit that traditional e-mail is better suited for keeping up professional relationships or communicating with adults.
Ein schneller Blick in den Posteingang von heute früh: Er enthält 1398 Elemente, davon 577 ungelesen. Das älteste trägt das Datum 13. April 2007. Im April war mein Postkorb leer. 414 Mails stammen aus der Zeit vom 13. April bis 3. Mai. Zwischen dem 3. Mai und dem 8. Juni gibt es genau eine Mail. 577 Mails datieren vom 13. Juli bis 12. August - der größte Teil von ihnen stammt aus der Urlaubszeit.
Hier die letzten zwanzig Mails im Postkorb, eingegangen zwischen 15.21 Uhr gestern und 10.13 Uhr heute. Dazu kamen 6 Spamverdächtige sowie 489 und 131 Spams (in zwei verschiedenen Ordnern).
In diesem Fall sind vier echte Mails darunter, die kein Spam, kein Newsletter und keine Hinweis-Mails von Blogs, Xing, der Stundenerfassung, Facebook oder Twitter sind. Kein Problem, dieser Poststapel ist schnell bearbeitet.
Schwierig wird es nur dann, wenn ich dem Posteingangskorb einmal nicht diese liebevolle Aufmerksamkeit widmen kann, weil ich im Urlaub, auf Reisen, in Besprechungen oder auch einfach nur sehr beschäftigt bin. Dann läuft ein Rückstand auf, den zu bearbeiten sich kaum lohnt.
Die kleine Stichprobe zeigt nämlich, wie wenig tatsächlicher Wert in der Mail enthalten ist. Die meisten Newsletter bekomme ich ungefragt, weil sie an generische Adressen (info@, presse@ etc.) geschickt werden. Meistens lassen sie sich nicht abbestellen. Kein Problem, ich lösche sie einfach.
Die Blog-, Xing-, Facebook- oder Twitter-Mails nehme ich zur Kenntnis und lösche sie ebenfalls. Bleiben eine projektbezogene Mail, die ich zu den Akten lege, und drei blogbezogene Fehlermeldungen, die ich bearbeite, beantworte oder weiterleite.
Nichts gegen die vier nützlichen Mails, aber welchen Wert hat der Rest? Ergotherapie? In der Zwischenzeit sind übrigens schon wieder neue gekommen. Es gibt Tage, da könnte ich von morgens bis abends nur Mail bearbeiten. Aber was hätte ich damit gewonnen - außer einem Fleißbienchen und dem guten Gefühl, das sich beim Anblick einer leeren Inbox einstellt? Wo ist die Wertschöpfung?
für newsletter und twitter/xing/facebook etc benachrichtingungs mails kann man sich ganz einfach filter einstellen so dass diese mails gleich in einen anderen ordner abgelegt werden und nie in der inbox landen. ausserdem kann man bei facebook zb auch einstellen wann und ob überhaupt man per email benachrichtigt werden will.
stell dir mal vor du würdest alle diese nachrichten als telefonanrufe oder skype-nachrichten bekommen wo man nichts filtern, sortieren oder archivieren und später lesen kann.
In andere Ordner filtern bringt nach meiner Erfahrung gar nix. Dann kann ich sie auch gleich abbestellen oder automatisch löschen.
Solche Filterregeln leisten nur eines: Sie multiplizieren die Zahl meiner Posteingangskörbe. Denn dann muss ich nicht einen, sondern mehrere durchsehen.
In andere Ordner sortieren bringt wirklich wenig. Es hilft nur: löschen, am besten automatisch.
Alles was ich durchschauen muss, kostet Zeit, egal ob in einem Posteingang oder in 24 Unterordnern. Die Unterordner helfen mir höchstens schneller zwischen wichtig und unwichtig zu unterscheiden, aber irgendwann muss ich das was da landet eh durcharbeiten. (Wenn nicht hätte ich's gleich löschen sollen.)
Bei mir bekommt alles, was regelmäßig kommt, ich aber nicht haben will, entweder eine Junk-Markierung oder eine Lösch-Regel (je nach Grad der Unerwünschtheit).
Hinsichtlich der generischen Mails "blabla @ ...com" solltest Du wirklich nachsehen, wie es bei Deinem Provider mit der bei mir im Beitrag erwähnten "Catch-all-Adresse" aussieht. Gute Anbieter haben die Möglichkeit diese entsprechend einzustellen bzw. zu deaktivieren.
Irgendwie erschliesst sich mir das Problem mit dem Rueckstand nach laengerer Abwesenheit nicht so ganz. Gut, dann sind es etwas mehr e-mails, aber die machen in gewissem Sinne das bearbeiten sogar einfacher:
Ich stimme zu, Filterregeln bringen wenig, aber sortieren hilft:
Zuerst einmal die Inbox nach Absender sortieren. Dann sind die ganzen Newsletter, Notifications und aehnlicher Kram wunderschoen in Bloecken zusammen. Die kann man dann wunderbar "en-bloc" loeschen, da man sie sowieso nie lesen wird.
Dann nach Subject und Datum sortieren. Die oberste/neueste e-mail scannen/lesen, sehr oft steht da drin dass sich das Thema/Problem erledigt hat, womit man dann den Rest der e-mails zu dem Thema auch gleich loeschen kann.
Schliesslich wieder nach Datum sortieren und von der aeltesten ausgehend schnell per Vorschau nach e-mails sehen die sich zeitlich erledigt haben (z.B Einladungen zu Terminen die schon vorbei sind, Erinnerung fuer irgendwelche Reports die sich erledigt haben etc) und diese loeschen.
Das laesst sich je nach Menge meistens in 5-15 Minuten erledigen und sehr viel bleibt danach i.d.R nicht mehr ueber.
Ich kann das nicht ganz nachvollziehen. Halte allerdings von automatischen Filtern nichts, die gibt es bei mir gar nicht mehr. Mein Thunderbird ist ganz nach dem GTD-Prinzip organisiert. Im Idealfall ist der Posteingang leer. Eingehende Mails werden von Hand durchgesehen und landen entweder in den drei Ordnern "reagieren", "warten auf", "lesen" oder gleich im Papierkorb oder im Archiv, das wiederum natürlich viele Unterordner hat. Und alles, was sich innerhalb von 1-3 Minuten beantworten lässt, wird sofort beantwortet. So entgehe ich der "amorphen Masse an Zeug" im Posteingang. Und es funktioniert.
Das Grundproblem liegt imho nicht im Werkzeug Email an sich, sondern in der häufig ineffektiven Verwendung.
Zitat Martin: "Angestellte kommunizieren via Mail mit Kunden, Lieferanten und Dienstleistern. Weil sie es müssen." Hm. Denke eher, dass Mail für die Angestellten idR eine total willkommene Alternative zum direkten Telefonat ist. Email ist erstmal Monolog. "So, jetzt liegt der Ball bei dem" denkt der Angestellte schnell nach Absenden der Email - dass unter Umständen ein Telefonat/Dialog mit anschließender Zusammenfassung/Email effektiver gewesen wäre, ist richtig.
Trotzdem hat die Monologform der Email Vorteile. Mal einen Gedanken differenziert und vollständig darzustellen, dafür bieten SMS und Instant Messaging in der Regel keinen Raum. Daher eigentlich etwas kurios, dass ausgerechnet aus Bloggersicht Email verteufelt wird - bestimmt doch der Blogger genauso wie der Emailschreiber ganz genau, wie lange er textet, bevor er sich unterbrechen/ bekommentieren lässt...
Selbstverständlich liegt das Problem nicht am Werkzeug an sich, sondern an seiner schlechten Verwendung. Die Mails mit differenzierten, vollständig dargestellten Gedanken sind und bleiben wenige, die Gesamtmenge hingegen steigt an.
Und die allermeisten Mails ähneln eher jener Ballverschieberei. Schnell mal eine Mail geschrieben, damit das erledigt ist und kein weiterer Gedanke verschwendet werden muss. Hauptsache, der schwarze Peter liegt woanders.
Super.
Filter machen schon Sinn.
Denn Newsletter, Xing etc. kann in den 'someday maybe' ordner und da ggf. nach Alter etc gelöscht werden. Oder man durchsucht sie als Knowlede Base, wenn mal was bestimmtest zu recherchieren ist (= meine Taktik ;) ).
Relevant ist, dass die "eigentliche Inbox" 'von selbst' übersichtlich ist.
Früher hatte ich für JEDEN Mailpartner oder Kundenfirma EINEN separaten Mailordner. Und zwar in der Sequenz der Relevanz ;) Alles aus der Inbox war entweder Spam (markieren, durchsehen später) oder neu zu 'Verfilterndes'. D.h. ich wusste: solange ich die Inbox ignoriere und ansonsten von oben anch unten arbeite nutze ich meine Zeit und Energie effizient.
Ich HABE Mails, die problemlos auch mal 2 Wochen oder gar 2 Monate auf Antwort warten können. (z.B. weil die gar nicht warten, sondern eh Rundmails mit Texten für usnere mnicht mehr existente Liztertaurzeitschrift waren, dei sich en bloc prima per copy/paste beantworten lassen).
Jetzt in Gmail haben Sendergruppen tags (kunde, akquise, laufendes projekt etc) und ich weiß, was ich ZUERST ansehe, wenn wenig Zeit ist. Die Inbox isses nicht ;)
Zudem lernen wir beim GTD-Allen, dass man die Inbox und den 'Abarbeiten-Stapel' voneinander trennt ;)
(Zu GTD mach ich grad nen Lektürekurs per Mail, falls es einen interssiert ;))
Anders: die Inbox wird nahezu täglich leer ;)
Ist es wirklich ein Problem des Mediums? Oder anders gefragt: Warum sollte es bei anderen Medien mit entsprechender Nutzungsintensität anders sein? Das Problem ist nicht die Technologie. Es gibt hier in den Kommentaren ja auch Beispiele, die zeigen, dass man es durchaus organisieren kann.
@Martin und Arno: Der Trick dabei lautet "Suchordner" (Outlook-Slang) bzw. "Virtuelle Ordner" (Thunderbird-Slang). Damit lässt es sich wunderbar sortieren, alles ungelesene im Blick behalten und nachzuverfolgende Mails hat man schön an einem Platz. Und der Posteingang wird sehr schön übersichtlich...