Die kleine Fischmarkt-Reihe aus der E-Mail-Hölle erzeugt erfreulich viel Resonanz. Offensichtlich trifft das Thema einen Nerv. Schön auch die Reihe der bestorganisierten Mailhelden, die in den Kommentaren zu bewundern ist. Noch mehr würde ich mich freuen, wenn sich auch einmal der eine oder andere Mailversager Leidensgenosse zu Wort meldete.
Es ist nicht so, dass ich nicht wüsste, wie Mail effizient und effektiv zu bearbeiten ist. Nein, ich kann es sogar einigermaßen. Im April war meine Inbox zero. Aber dann kam die Realität dazwischen.
Es gibt nämlich auch noch ein Leben außerhalb von Outlook, und traurigerweise wird dort das Geld verdient. Niemand wird dafür bezahlt, Mail zu bearbeiten. Die Ausnahme mögen Call Center sein, aber das ist ein anderes Thema.
Nein, ich habe mich seit April mehrfach dafür entschieden, meine Mail nicht zu bearbeiten und stattdessen etwas Sinnvolleres zu tun. Zum Beispiel im Urlaub - da lese ich zwar Mail, aber ich bearbeite sie nicht. Hey, ich habe schließlich Urlaub.
Heute werfen wir einen kleinen Blick in meinen Mailbearbeitungsprozess. Was geschieht mit einer kleinen, unschuldigen Mail, nachdem sie den ersten Mailserver meines Arbeitgebers erreicht hat?
- Eine Instanz des spamassassin filtert den gröbsten Mist heraus. Ich lese alle Sammeladressen wie info@ oder presse@ - einer muss es ja tun, und bei uns tun das mehrere Leute. Wir sind über diese Adressen erreichbar und reagieren auch. Den Preis des Spamaufkommens zahlen wir ungern dafür, aber wir zahlen ihn.
- Der eingebaute Junk-Filter von Outlook filtert ein zweites Mal. Und den Rest erwischt dann zum größten Teil das Spambayes-Plugin für Outlook. Bei diesem Prozess bleibt auch mal legitime Mail im Spamfilter hängen, aber ein bisschen Schwund ist immer.
- Der Rest landet im Posteingang und nur dort. Früher hatte ich Filterregeln, die zum Beispiel die Mail an Sammeladressen in separate Ordner sortiert haben. Mit den Ergebnis, dass ich nicht einen Posteingang, sondern gleich mehrere hatte - und wichtige Mails übersah. (Mehr zum Thema multiple Posteingangskörbe morgen an dieser Stelle.)
- Wenn ich Mail bearbeite, dann beginne ich - nach dem LIFO-Prinzip - mit der neuesten Mail.
- Was ich nicht brauche, wird sofort gelöscht.
- Was ich binnen ungefähr zwei Minuten beantworten kann, beantworte ich sofort.
- Was mehr Zeit zur Antwort erfordert, kommt in den Ordner "Zu beantworten".
- Was eine konkrete Aufgabe beschreibt, landet im Ordner "Nächste Aktionen".
- Was ich später lesen möchte, versenke ich im Ordner "Wiedervorlage".
- Was ich vielleicht irgendwann später bearbeiten möchte, wandert in den Ordner "Irgendwann/Vielleicht".
- Was keinerlei Aktion erfordert, aber weiterhin Wert hat, lege ich in "Für die Akten" ab.
- Danach würde ich, wenn die Rahmenbedingungen stimmen, die Ordner in der oben beschriebenen Reihenfolge abarbeiten. Eine bearbeitete Mail, die eine Antwort erfordert, lagere ich in "Wartet auf Antwort" zwischen. Den letzten Ordner "Für die Akten" besuche ich nur noch via Suche.
- Dank Google Desktop finde ich so gut wie jede Mail, die ich brauche. Egal in welchem Ordner sie liegt. Was ich nicht finde, erfüllt meistens ohnehin nicht die Mindeststandards an Verständlichkeit (wie aussagekräftige Betreffzeile oder Verwendung brauchbarer Stichworte).
Ich glaube an das Gmail-Motto: Search, don't sort. Don't throw anything away hingegen lässt sich beim heutigen Mailaufkommen nicht mehr sinnvoll durchhalten.
Warum läuft mein Posteingang trotzdem voll? Weil der Gesamtaufwand für diesen Bearbeitungsprozess das Maß an Zeit und Aufmerksamkeit übersteigt, das durch die Ergebnisse zu rechtfertigen wäre.
Ich stelle radikal die Sinnfrage: Welchen Wert schafft Mail? Und wenn, wie in meinem Fall, Mail kaum noch Wert schafft, sondern Wert vernichtet, was sind dann die Alternativen?
Mail wird überbewertet heißt: Mail nimmt im Kommunikationsmix heute einen größeren Platz ein als ihrer Wertschöpfung angemessen wäre. Mail wird sich nicht durchsetzen heißt: Die Bedeutung der Mail wird abnehmen, weil es bessere Alternativen gibt und die jüngste Generation sie längst selbstverständlich nutzt.
In der Tat, Mails werden unwichtiger, die Alternativen nehmen an Bedeutung zu. Dazu morgen mehr, bevor wir uns am Freitag mit Lösungsansätzen beschäftigen.
Herrlicher Artikel!
Regt sehr zum Nachdenken an...
Ps: "Search, don't sort" - Funktioniert "noch" wunderbar bei Gmail.
"Ordnerstruktur Outlook" - Da muss ich eine sinnvolle Lösung finden ;) Deine Struktur gefällt mir!
hallo,
hier spricht ein mailversager. als ich die reihe gelesen habe war mein erster gedanke: "gut, dass es nicht nur mir so geht". organisation ist da nur die halbe miete, denn es gibt da noch ein punkt, der imho wenig beachtet wird in der ganzen diskussion: die qualität der kommunikation.
meine beobachtungen? die sprache und damit die kommunikation wird immer degenerierter. man kann ja mittlerweile schon froh sein, wenn es eine einigermaßen höfliche anrede gibt. ein satz ist schnell "hingerotzt", ohne bewusstsein für die folgen - auch was arbeitsintensität angeht, die daraus folgt. soll heissen: der "anknopf" ist für den sender schnell und einfach gedrückt.
mittlerweile habe ich mir auch ein paar grundregeln aneignen müssen, um nicht zeit zahlen zu müssen. ungefragte mails werden nicht mehr beantwortet - bezieht sich auf mails, die verkaufen wollen und/oder kooperationen suchen. das habe ich eine zeit lang aus höflichkeit gemacht. wenn ich eine mail öffne, um sie zu lesen, dann kann ich sie auch direkt beantworten. spart zeit und energie. die beantwortete mail wird sofort gelöscht, sofern sie nicht relavante informationen beinhaltet. zur not finde ich sie unter "gesendete objekte". strenge filter und regeln: löschen und weg. im posteingang nur die mails, die noch "bearbeitet" werden müssen. meist dinge, die sich nicht sofort regeln lassen und recherche benötigen. danach auch direkt weg.
grundsätzlich sehe ich die möglichkeit der mails immer mehr als fluch denn als segen. wenn ich allein daran denke, wie viele sachen im direkten zeitvergleich zigmal schneller im telefonkontakt zu händeln wären - und zwar ohne missverständnisse.
ich kann noch so sehr die reine organisation optimieren und machen und tun. die inhaltliche komponente bleibt dabei meistens aussen vor. was nutzen mir perfekt optimierte organisationsstrukturen, wenn dadurch noch keine kommunikation zufriedenstellend abgeschlossen ist, kein kunde/geschäftspartner ausreichende informationen erhalten hat?
das nur mal ein paar lose gedanken von mir zu dem thema.
schöne grüsse aus düsseldorf
... klar, Email Kommunikation ist zeitaufwändig, deshalb wird bei mir immer alles entweder gleich bearbeitet oder gelöscht, getreu dem Motto: "was Du heute kannst besorgen, das verschiebe nicht...", was soll es bringen, diese Bearbeitungsaufgaben zu schieben oder in Ordnern abzulegen und dann noch zu suchen usw. (das sind aus meiner Sicht die Zeitfallen, nicht die Email selbst), würde ja nur Sinn machen, wenn Du in der Zukunft mehr Zeit hast als in der Gegenwart, geht Dir das so? mir nicht ;-)
Mails dienen oft als feine Ausrede für Leute, die wirkliche Verantwortung scheuen, Alltagsdialog:
Chef:"Hast du's erledigt?"
Stift:"Ja, ich habe Hans eine Mail geschickt."
Chef:"Ruf ihn besser nochmal an."
Stift:"Nee, dann muss ich ja mit ihm sprechen."
Wenn ich auf eine Mail keine Reaktion bekomme, rufe ich den Empfänger einfach direkt an. Das spart Zeit und schützt vor Fehlkommunikation.
Mein Posteingang ist vollkommen unsortiert. Maildaten, die wichtig sind, lege ich dafür in anderen Dokumenten auf dem Server ab. Denn sie sind meist auch für andere Mitarbeiter wichtig.
Aber das Prinzip von etwa fünf Ablage-Ordnern finde ich auch gut.
... ja, Finden von Infos auf meinem Rechner ist wichtig, aber nicht mit Google! Google scannt meine Infos und legt irgendwo in den USA meine Daten ab!! Wenn ich Gmail nutze wird sogar der Inhalt meiner privaten Mails gescannt. Außerdem tauscht Google Infos mit dem US Geheimdienst (NSA) aus. Wenn ich jemanden etwas mitteilen möchte, muss das nicht die halbe Welt wissen ... Meines Erachtens will Google keinem wirklich Helfen, sondern nur Informationen über mich sammeln ...
Hier ein paar interessante Links zum Thema Google.
http://www3.ndr.de/ndrtv_pages_video/0,,OID2667208_VID2690650_TYPreal_LOCint,00.html
http://www.isnichwahr.de/r22233-Master-Plan---About-the-power-of-Google.html